La puissance du publipostage – comment passer d’un tableur à autre chose

« 3 tier » par ikelee est sous licence CC BY-NC-SA 2.0

La Boîte à outils des historiens a 10 ans et pendant ce lapse de temps, nous sommes passés de doctorants avec charge d’enseignement à enseignants-chercheurs avec charges administratives ;-). Je me rends compte que de plus en plus, les astuces que j’ai envie de partager ici (sans toujours trouver le temps…) sont des petites choses qui pourraient améliorer la vie des collègues, qui facilitent l’enseignement et son administration. Le billet présent est clairement dans cette veine, même si les applications ne se limitent pas du tout à ce cadre.

Je suis toujours surprise de découvrir que très peu de collègues savent ce qu’est le publipostage et en quoi cela pourrait leur servir. Il s’agit d’une technologie ancienne et robuste qui vous permet de prendre des informations qui existent sous un format structuré, par exemple dans un tableur, pour les réutiliser et présenter autrement. Si vous avez déjà reçu un mail publicitaire qui s’adresse à vous par votre nom, vous avez vu un usage possible puisque l’expéditeur doit avoir un fichier avec votre adresse mail et votre nom qu’il utilise pour vous envoyer un message personnalisé.

Pour faire simple pour cette première présentation, je vous montre un exemple facile : le cas où vous avez un tableur où vous consignez au fil du semestre les notes de vos étudiant·e·s pour les remonter à la fin vers la structure compétente:

Un exemple fictif

Il peut ensuite arriver que les étudiant·e·s vous demandent leurs résultats, soit parce qu’elles ou ils sont impatient·e·s, soit parce qu’elles ou ils souhaitent mieux comprendre comment leur moyenne finale a vu le jour. Vous pouvez donc soit individuellement envoyer/donner les notes que vous avez repérées dans le tableau (pénible et source d’erreurs) ou poster la liste complète dans un moodle (pas terrible pour le respect de confidentialité des resultats de chacun·e). C’est là que le publipostage vous change la vie.

Je vous montre dans la suite comment faire avec Microsoft Word, mais cela fonctionne parfaitement également avec LibreOffice Writer, ce tutoriel montre comment faire précisément.

On commence par créer un gabarit dans un traitement de texte qui signale les informations que vous souhaitez communiquer :

Ensuite vous ouvrez l’onglet publipostage du ruban sous Word, où vous commencez par indiquer votre tableau excel comme source de données (en acceptant, au besoin, les autorisations d’accès demandées :

Cela vous donne accès à un bouton qui vous permet de choisir les différentes colonnes de votre tableau. Si vous cliquez sur le nom, un champ est inséré à l’endroit où se trouvait votre curseur. Il suffit de le faire autant de fois que nécessaire aux différents endroits du document word.

Vous pouvez appliquer des mises en forme aux champs (entre guillements français) et au reste du texte.

Dernière étape : vous cliquez sur le bouton à droite du ruban pour effectuer la fusion, choisissant dans un premier temps l’édition de documents individuels (je reviendrais sur les autres options ensuite) :

Un nouveau document Word s’ouvre, contenant sur chaque page, un résultat de fusion entre les deux fichiers, renseignant les informations du tableau au bon endroit du gabarit :

Il m’arrive souvent d’imprimer ces feuilles individuelles pour les distribuer à la dernière séance du TD, permettant à tou·te·s les étudiant·e·s d’avoir les résultats avant le partiel.

Si vous renseignez une colonne avec l’adresse mail de l’étudiant·e dans le tableau et que vous utilisez Outlook pour envoyer vos mails, vous pouvez également envoyer directement ces résultats individuels par mail de votre Word (troisième option dans le menu de fusion). Cela est également possible avec un plugin pour Thunderbird. Si, enfin, vous pouvez ou devez évoluer dans l’environnement Google, il existe des plugins qui permettent d’utiliser un Google Sheet pour envoyer un mail de votre compte Gmail. Je m’en suis par exemple servi pour confirmer à des participants à un colloque les détails de leur inscription – avec un mail qui commençait par leur prénom et nom et qui reprenait ensuite dans le corps du mail les informations que nous avions, leur demandant ensuite de confirmer tout cela.

J’espère vous avoir montré comment le publipostage peut vous faire gagner du temps sur vos tâches administratives et j’essaierai de revenir à la charge pour un exemple un peu plus complexe bientôt.

Calendrier de l’avent « Trucs, astuces et outils »

Avent

Alors oui, la Boîte à Outils des Historiens a 10 ans, ce qui ne nous rajeunit guère. Et les années passant, le rythme de publication a lui-aussi ralenti, tant les différentes responsabilités nous accaparent.

Mais, avec seulement un jour de retard, je lance pour cette année une initiative qui me trotte dans la tête depuis des années : un calendrier de l’avent de trucs et astuces, de petits ou gros outils. L’idée est à la fois de faire remonter à la surface de vieux billets dont le contenu a peut-être été oublié, mais qui pourraient bénéficier à de nouveaux lecteurs ET de signaler des actualités fraîches et découvertes récentes. Le tout aura lieu sur le compte Twitter de la Boite à Outils et également par un récapitulatif ci-dessous.

1er décembre Pour le premier jour, mettons un en valeur un vieux billet que je fais régulièrement découvrir à des collègues qui ne le connaissent pas : Comment récupérer la table des matières d’un livre. Depuis sa publication, j’ai appris que la bibliothèque du congrès étatsunien met souvent à disposition une version numérisée de la table des matières, ce qui permet de compléter en cas d’échec via les catalogues allemands décrits dans le billet.

2 décembre. Place aux nouveautés, pour un outil fabuleux, gratuit et open source, pour créer des graphiques complexes : Rawgraphs. Il s’agit d’une application web très simple d’utilisation. Une fois les données que l’on souhaite utiliser collées dans le champ prévu, on peu choisir parmi un très grand nombre de graphiques, dont des options relativement rares et difficiles à réaliser avec des outils plus courants. Une interface simple permet de déterminer quelles colonnes du tableau correspondront aux différentes dimensions du graphiques et le résultat peut être modifié, puis téléchargé au format image ou intégré directement en ligne. Des tutoriels expliquent le fonctionnement des quelques uns des graphiques.

3 décembre. Un petit rappel d’un outil que vous êtes probablement nombreuses et nombreux à connaître : https://search.creativecommons.org/ . Vous cherchez une illustration pour une affiche, pour vos supports de cours ou d’exposés ? Le tout libre de droits, pouvant être utilisé dans le cadre que vous prévoyez ? La fonction recherche images de Creative Commons est faite pour vous, avec des options pour spécifier le type de licence ou d’usage que vous souhaitez avoir et/ou le ou les fonds d’images que vous voudriez utiliser comme source.

4 décembre. Qui connaît Imagemagick ? Si vous n’utilisez pas encore ce couteau suisse du traitement des images, je vous conseille d’y jeter rapidement un coup d’oeil. Dans un billet pas si ancien que cela, j’avais donné quelques exemples des traitements possibles qui font gagner un temps fou : Traiter de grandes quantités d’images au retour des archives

5 décembre. Aujourd’hui je voudrais vous signaler un logiciel très prometteur que j’utilise depuis quelques mois : Zettlr. Il s’agit d’un éditeur de markdown (plus d’infos dans ce billet) qui peut devenir un environnement de prise de notes et d’organisation de l’écriture extrêmement puissant. Je vous laisse découvrir la vidéo ci-dessous, en attendant d’avoir le temps de vous écrire un billet plus long montrant les fonctionnalités.

6 décembre. Vous l’organisez comment, votre veille scientifique ? Ici nous sommes de très longue date défenseurs du fil RSS – technologie merveilleusement simple et à l’abri des algos qui pensent savoir mieux que moi ce que je veux lire… Un billet d’Emilien vous explique la possibilité d’ajouter des fils RSS à votre Zotero, tandis qu’un des miens vous présente quelques pistes pour trouver des fils qui pourraient vous intéresser.

7 décembre. Vous utilisez déjà Zotero dans votre traitement de texte, mais avez-vous déjà essayé la même chose dans Google Docs ? Car oui, depuis un petit moment c’est possible et c’est assez magique, notamment pour les collaborations. Tout est expliqué ici sur le site de Zotero, mais je vous laisse un petit aperçu animé ici.

Insertion d’une citation dans Google Docs avec Zotero

8 décembre. On poursuit avec deux petits outils fort pratiques si on est amené à choisir des couleurs – que ce soit pour des graphiques ou pour des titres, diapos etc. Colorsafe vous permet de créer une palette de couleurs, puis de vérifier qu’elle respecte les règles de contraste minimal conseillées pour le web. Et Coblis est un simulateur de daltonisme qui vous permet de vérifier que vos choix de couleur sont intelligibles par celles et ceux atteint·e·s par les types les plus courants de dyschromatopsie (environ 8% des hommes en France).

9 décembre. Pour rédiger vos travaux scientifiques, il n’y a pas que le traitement de texte ! La Boîte à outils avait confié ses clés à Caroline Muller pour un billet présentant son usage de Scrivener que je vous invite à relire.

10 décembre. J’adore vous faire découvrir des outils dont vous ne saviez pas encore que vous en aviez besoin. Aujourd’hui je vous montre donc OpenRefine – un véritable couteau suisse du traitement de données. S’il vous arrive de manipuler des fichiers avec beaucoup d’entrées, vouloir les nettoyer, les standardiser ou les enrichir, il vous faut OpenRefine. Cela fait très longtemps que je projette de faire un billet de présentation avec une introduction rapide – et ensuite j’ai trouvé ce tutoriel de Matthieu Saby qui fait cela bien mieux et vous donne une vision très complète du fonctionnement.

Tutoriel de Matthieu Saby que je vous conseille chaudement !

11 décembre. Aujourd’hui j’ai pour vous un petit outil dont je compte bien me servir dans des contextes pédagogiques et qui ravira particulièrement les fans de données quantitatives… They Draw It vous permet de mettre en graphique des données que vous préparez dans un Google spreadsheet – jusque-là, c’est assez classique. Mais ensuite, vous pouvez spécifier quelle série vous souhaitez laisser indiquer par celles et ceux qui visualiseront le graphique. Cela améliore la rétention de l’information et interpelle sur quelques idées reçues. Un exemple assez complet est disponible dans cet article sur l’héritage d’Obama sur le site du New York Times – et sinon vous pouvez tester l’exemple ci-dessous. Saurez-vous placer correctement la courbe de la France ? Dessinez-la avec la souris, puis cliquez sur « I’m Done » pour vérifier.

12 décembre. Des fois, ce qu’il nous faut pour nous exprimer, c’est un gif animé. Si vous voulez en créer vous-même, vous pouvez utiliser ce tutoriel très complet d’Emilien. Libre à vous, de faire des choses très sérieuses, comme les graphiques animés de Freakonomics – ou alors des petits bijoux comme les créations des concours annuels GIF IT UP d’Europeana qui utilisent des sources numérisées (exemple ci-dessous).

Kristen Carter and Jeff Gill from Los Angeles, California using the source material from the Bibliothèque municipale de Lyon. This gif is made available under a CC BY-SA license.

13 décembre. Une petite astuce sous forme de police de caractères. Sans forgetica est à conseiller aux étudiant·e·s qui veulent réviser à partir de leurs notes tapées, mais probablement aussi utile pour les plus avancé·e·s qui révisent un texte pour audition, exposé etc. L’idée est d’avoir une police qui est plus difficile à lire, qui demande plus d’efforts au cerveau – et qui reste donc mieux en mémoire.

14 décembre. Aujourd’hui on vous rappelle l’existence du site Programming Historian qui propose une gamme large de tutoriels et autres formations dans beaucoup de domaines numériques – dont désormais cinq disponibles également en français. C’est l’endroit idéal pour tou·te·s celles et ceux qui souhaitent se former mais ne savent pas trop par où commencer. Ici, tout est bien expliqué, adapté aux débutants et conçu pour les besoins des SHS.

15 décembre. Aujourd’hui on vous rappelle un outil fort utile : le convertisseur de l’INSEE qu’Emilien vous présentait dans un billet d’il y a quelques années. Si vous cherchez à vous représenter une somme d’argent mentionnée dans une source, ce convertisseur vous permet une conversion qui prend en compte l’inflation et la conversion entre anciens francs, nouveaux francs, puis euros. On peut compléter, à l’international, avec le site Measuring Worth qui permet un grand nombre d’opération de comparaison de pays et d’époques.

16 décembre. Vous avez envie de vous former à l’analyse des réseaux ? Le tutoriel Gephi de Martin Grandjean vous donne une introduction très complète.

Graphique de Martin Grandjean

17 décembre. Pour aujourd’hui un rappel d’un billet déjà ancien : Écrire tout simplement – Introduction à Markdown. Il n’est jamais trop tard pour revoir ses habitudes de travail et le markdown est peut-être le lien manquant dans votre chaine d’écriture. Vous pourrez l’utiliser, par exemple, dans l’éditeur Zettlr conseillé le 5 décembre.

18 décembre. Un petit outil sympathique que j’ai utilisé avec beaucoup de succès avec des étudiant·e·s pour des projets de recherche et des exposés : Storymaps. Avec une interface simple (connexion via un compte google) on peut créer une succession de slides ancrées soit sur une carte (comme dans cet exemple), soit sur une image haute résolution, comme dans cette analyse d’un tableau de Bosch.

19 décembre. Sur ce blog, nous vous parlons souvent de Zotero, de son importance pour la gestion de la documentation et de son rôle dans la rédaction de papiers scientifiques, de mémoires etc. Mais Zotero est également un outil puissant pour organiser une veille collaborative dans un domaine scientifique. Il y a presque six ans, j’avais parlé ici d’un petit projet, né d’une discussion entre collègues : et si on s’organisait pour rendre la biblio foisonnante et multilingue sur la Première Guerre mondiale plus accessible, plus intelligible ? Depuis, le projet a prospéré, pour aujourd’hui contenir plus de 17000 références, classées selon une taxinomie thématique et géographique, avec des mot-clés qui indiquent les langues, par exemple (un grand merci aux différents partenaires qui ont contribué). Elle a même un compte Twitter qui annonce les nouveaux ajouts. Je vois de plus en plus de projets de biblio de groupe se lancer dans cette optique – le temps est peut-être venu de faire un billet récapitulatif.

20 décembre. Aujourd’hui un nouveau billet vous explique l’intérêt du publipostage, y compris dans l’administration des enseignements et de la recherche.

21 décembre. Nous vous rappelons un billet également déjà ancien, mais qui forme toujours la trame de ce que nous disons en formation Zotero sur l’organisation des données de la recherche : Gérer la documentation II – une approche possible utilisant Zotero

22 décembre. Vous avez des données, et vous hésitez sur le type de graphique à employer ? Les tableurs peuvent donner des pistes dans les graphiques conseillés, mais quand j’enseigne les rudiments de la visualisation des données, j’aime beaucoup le graphique ci-dessous, crée par Andrew Abela. Il vous fait d’abord choisir entre quatre grandes catégories, comparaison, distribution, composition et relation, avant de proposer également des subdivisions. Cela oblige à réfléchir au message que l’on souhaite faire passer – et ça, c’est toujours une bonne chose.

23 décembre. Ceux qui ont soumis ou préparent un gros dossier de demande de financement ont peut-être déjà entendu parler de « plans de gestion de données ». De plus en plus d’agences demandent maintenant une réflexion sur la structuration et la gestion pérenne des données issues du projet soumis et même si cela est souvent vu comme une enième contrainte dans un dossier déjà lourd, cela soulève en fait des questions importantes que nous devrions tou·te·s nous poser. Je vous invite à jeter un coup d’oeil sur les outils spécialisés qui commencent à voir le jour – DMP-Opidor dans un contexte français et Research Data Management Organiser (RDMO), disponible en allemand et en anglais. Le deuxième est particulièrement pédagogique (vous pouvez vous créer un compte sur leur instance test) car il procède par une série de questions sur le projet et la gestion des données qui peuvent ensuite être mis en forme selon les standards de différentes agences de financement.

On a dix ans !

La boîte à outils des historien·ne·s est née en novembre 2009, à la suite d’une formation aux « outils informatiques pour historiens » que nous avions conçu pour l’EHESS (et dont vous trouverez de nombreuses traces en explorant les archives du blog…).

…mais nous c’est vrai 😉 !

Depuis cette année nous ré-enseignons ensemble, à Sciences Po, de quoi nourrir des idées de billets pour encore 10 ans !

L’écriture de l’histoire a-t-elle connu un tournant numérique ? (#METSEM 23)

En fin de semaine dernière, en pleine canicule à Paris, j’ai eu la chance de passer un peu plus de deux heures dans un endroit frais du CEVIPOF : la salle Annick Percheron !

Ce n’était bien sûr pas l’objectif principal même si cela fut une plus qu’agréable surprise en arrivant… Si j’ai passé deux heures au frais, c’est grâce à l’invitation de l’équipe organisatrice du #METSEM (que je remercie vivement de m’avoir donné l’occasion de ré-ouvrir ce dossier). Continue reading →

Traiter de grandes quantités d’images au retour des archives

Nous avons déjà parlé à maintes reprises ici du traitement des photos prises pendant des séances de recherche aux archives ou en bibliothèque – que ce soit en général ou pour vous présenter le logiciel Tropy dédié à cette question.

Une question récente sur Twitter me donne l’occasion de faire un point rapide sur ma pratique personnelle, en revenant sur les principes qui la guident et ensuite la solution logicielle qui marche pour moi.

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Lectures de rentrée

La boîte à outils a presque 10 ans… et si une chose a bien changé depuis 2009, c’est que nous ne sommes plus aussi seuls, parmi les historien·ne·s de toutes périodes, à utiliser blogs et carnets de recherches pour diffuser conseils, tutoriels et retours d’expériences relatives à l’usage des outils numériques en sciences humaines et sociales. Pour cette rentrée 2018, ce petit billet vise à signaler, au cas où vous les auriez manquées, quelques lectures utiles pour bien démarrer votre année universitaire, que vous soyez en master, en doctorat, ou que vous souhaitiez simplement mettre à jour votre boîte à outils… Continue reading →