La puissance du publipostage – comment passer d’un tableur à autre chose

« 3 tier » par ikelee est sous licence CC BY-NC-SA 2.0

La Boîte à outils des historiens a 10 ans et pendant ce lapse de temps, nous sommes passés de doctorants avec charge d’enseignement à enseignants-chercheurs avec charges administratives ;-). Je me rends compte que de plus en plus, les astuces que j’ai envie de partager ici (sans toujours trouver le temps…) sont des petites choses qui pourraient améliorer la vie des collègues, qui facilitent l’enseignement et son administration. Le billet présent est clairement dans cette veine, même si les applications ne se limitent pas du tout à ce cadre.

Je suis toujours surprise de découvrir que très peu de collègues savent ce qu’est le publipostage et en quoi cela pourrait leur servir. Il s’agit d’une technologie ancienne et robuste qui vous permet de prendre des informations qui existent sous un format structuré, par exemple dans un tableur, pour les réutiliser et présenter autrement. Si vous avez déjà reçu un mail publicitaire qui s’adresse à vous par votre nom, vous avez vu un usage possible puisque l’expéditeur doit avoir un fichier avec votre adresse mail et votre nom qu’il utilise pour vous envoyer un message personnalisé.

Pour faire simple pour cette première présentation, je vous montre un exemple facile : le cas où vous avez un tableur où vous consignez au fil du semestre les notes de vos étudiant·e·s pour les remonter à la fin vers la structure compétente:

Un exemple fictif

Il peut ensuite arriver que les étudiant·e·s vous demandent leurs résultats, soit parce qu’elles ou ils sont impatient·e·s, soit parce qu’elles ou ils souhaitent mieux comprendre comment leur moyenne finale a vu le jour. Vous pouvez donc soit individuellement envoyer/donner les notes que vous avez repérées dans le tableau (pénible et source d’erreurs) ou poster la liste complète dans un moodle (pas terrible pour le respect de confidentialité des resultats de chacun·e). C’est là que le publipostage vous change la vie.

Je vous montre dans la suite comment faire avec Microsoft Word, mais cela fonctionne parfaitement également avec LibreOffice Writer, ce tutoriel montre comment faire précisément.

On commence par créer un gabarit dans un traitement de texte qui signale les informations que vous souhaitez communiquer :

Ensuite vous ouvrez l’onglet publipostage du ruban sous Word, où vous commencez par indiquer votre tableau excel comme source de données (en acceptant, au besoin, les autorisations d’accès demandées :

Cela vous donne accès à un bouton qui vous permet de choisir les différentes colonnes de votre tableau. Si vous cliquez sur le nom, un champ est inséré à l’endroit où se trouvait votre curseur. Il suffit de le faire autant de fois que nécessaire aux différents endroits du document word.

Vous pouvez appliquer des mises en forme aux champs (entre guillements français) et au reste du texte.

Dernière étape : vous cliquez sur le bouton à droite du ruban pour effectuer la fusion, choisissant dans un premier temps l’édition de documents individuels (je reviendrais sur les autres options ensuite) :

Un nouveau document Word s’ouvre, contenant sur chaque page, un résultat de fusion entre les deux fichiers, renseignant les informations du tableau au bon endroit du gabarit :

Il m’arrive souvent d’imprimer ces feuilles individuelles pour les distribuer à la dernière séance du TD, permettant à tou·te·s les étudiant·e·s d’avoir les résultats avant le partiel.

Si vous renseignez une colonne avec l’adresse mail de l’étudiant·e dans le tableau et que vous utilisez Outlook pour envoyer vos mails, vous pouvez également envoyer directement ces résultats individuels par mail de votre Word (troisième option dans le menu de fusion). Cela est également possible avec un plugin pour Thunderbird. Si, enfin, vous pouvez ou devez évoluer dans l’environnement Google, il existe des plugins qui permettent d’utiliser un Google Sheet pour envoyer un mail de votre compte Gmail. Je m’en suis par exemple servi pour confirmer à des participants à un colloque les détails de leur inscription – avec un mail qui commençait par leur prénom et nom et qui reprenait ensuite dans le corps du mail les informations que nous avions, leur demandant ensuite de confirmer tout cela.

J’espère vous avoir montré comment le publipostage peut vous faire gagner du temps sur vos tâches administratives et j’essaierai de revenir à la charge pour un exemple un peu plus complexe bientôt.

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